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基层央行修缮项目管理刍议
2017-07-14 06:42   撰文   周素红黄孙妹  
   近年来,基层央行办公用房普遍存在使用时间久、设施老化等问题,无法满足日益增长的业务需求,部分基层央行向上级行申请维修改造项目。修缮管理对基层央行是一项非常规性工作,从立项审批到完工,涉及招投标管理、工程管理、合同管理、财务管理、档案管理等方面的专业技能。为防范招投标风险,目前基层央行修缮项目的设计和施工招标、合同审核工作主要由上级行组织实施。为此,笔者认为,基层央行应从内控建设、合同管理、施工现场管理、资金结算、检查监督、档案管理等方面加强管理,切实防范修缮领域的风险。
  一、修缮管理存在不足
  (一)内控有效性有待提升
  基层央行修缮管理涉及招投标管理、工程管理、合同管理、财务管理、档案管理等一系列法规、制度、办法和规定。目前,基层央行虽然根据相关法规和上级行的相关规定,结合实际制定了修缮工程管理方面的内控制度,但制度的全面性、有效性存在不足。如岗位职责不够明确、制度未覆盖到工程管理的各个环节,制度与实际情况不相符等现象,实际操作中难以有效指导工程管理。
  (二)合同管理有待加强
  目前,基层央行修缮项目设计与施工招标由上级行组织实施,各项合同由上级行审核、审查,再由基层央行签订。因此,基层央行普遍存在依赖性,认为上级行已审核把关,签订合同时未结合实际关注合同的细节,不利于维护基层央行的自身权益。如个别合同未对工程质量、保修范围和期限、技术资料交付时间等内容作出约定,尾款结算方式不明确等。还有工程项目发生变化,未对合同进行变更或修订。这些瑕疵将导致合同当事人权利与义务不明确,最终可能影响合同的有效履行。
  (三)现场管理水平有待提高
  目前,基层央行普遍存在无熟悉基建业务的人员状况,施工现场管理人员由于业务不熟,可能存在以下问题:一是变更及“签证程序”不规范。项目建设过程中出现设计变更、经济签证是不可避免的,但由于现场管理人员专业知识不足,对施工单位提出的有关问题,不具备识别和判断的能力,可能导致变更及经济签证管理程序不规范。二是对施工、监理单位监督不到位。如未按相关规定及时督促施工方及时提交供应设备材料的详细清单,对进场材料把关不严,部分项目材料、设备进场未进行三方验收、未要求施工单位提供材料的合格证书,未填制施工材料的验收单等。
  (四)财务管理有待规范
  一是挪用风险。维修资金未严格管理,支付工程款单据不全、资金结算未按照合同约定的进度支付,维修工程款用于餐费、食品、职工旅游费等,存在资金被挪用的风险。二是支付风险。使用现金结算临时设施、材料等费用,支付环节上存在安全隐患和漏洞。三是资产流失风险。项目完成后未及时列入固定资产账等。
  (五)监督水平有待提高
  一是基层央行虽然成立监督小组,但监督小组成员可能因专业不“专”而失去应有的监督效果,如受限于自身的业务水平,监理是否充分履行职责,监理人员是否与施工方形成“友好合作”关系,材料进场验收是否“走过场”、“摆样子”,都难以督促到位。二是群众监督弱,如维修工程政务行内未公开到位、资金使用不透明等现象。
  (六)档案管理有待提升
  由于工程项目档案收集、整理涉及上级行、施工单位、监理单位及本行工程管理人员,若相关各方衔接配合不到位,将导致修缮工程档案中相关资料的缺失、不完整等。例如,个别工程变更签证资料不齐全、个别合同的附件材料不完整等。
  二、提升项目管理的建议
  (一)加强廉政教育,完善内控制度
  一是加强对基建、修缮管理人员的廉政教育和制度培训。由于基建、修缮工作具有特殊性,管理人员在与钱、财、物打交道时,如果放松自身的管理,容易滋生腐败行为和发生经济案件。二是建议上级行尽可能细化修缮管理等方面的规定,促进相关工作规范化,有效防范风险。同时,基层央行要结合实际制定全面、有效的修缮管理内控制度,如落实项目法人责任制、签订项目管理责任书和廉政责任书;建立项目经理和施工主要技术人员的现场签到制度、变更和洽商分级授权审批制度、施工现场管理日志、工程安全日常巡查制度等,确保修缮各环节有章可循,促进修缮管理工作规范化。
  (二)规范合同签订,防范法律风险
  首先,基层央行应减少依赖心理,对虽由上级行审核和审查过的合同,基层央行在签订合同时应结合实际需要来关注细节,减少工程中的歧见和纠纷。其次,维修工程的工期短,工程变更多,基层央行考虑问题应详尽周密,把可能出现的问题尽可能在合同中规定明确。
  (三)提高管理水平,保证工程质量
  一是建议上级行建立基建人才库,委派或聘请专业人员协助县支行做好施工现场管理。二是县支行应积极选派素质高、工作责任心强的人员来担任现场管理人员,对施工现场进行全过程跟踪监督管理,签订履职责任书,明确主体责任。三是建立沟通协调机制,定期组织由建设单位、施工单位、监理单位三方参与的工作联席会议,督促监理单位和施工单位积极履职,保证工程质量。
  (四)严格规范资金支付结算,防范工程结算风险
  一是基层央行要严格控制维修资金的支付,按合同约定进行工程结算,严格执行审批程序和手续,保证做到专款专用,不挪用、不乱用。二是工程款的支付方式应按照《中国人民银行基本建设项目监督管理暂行办法》的“建设资金要专款专用,建设单位根据工程合同和监理单位审核的进度按转账方式拨付工程款”来执行。三是维修工程结束验收合格后,维修费用超过固定资产账面原值10%的应及时列入固定资产账。
  (五)加强修缮管理监督,杜绝腐败行为和经济案件的发生
  一是上级行要加强定期、不定期对基层央行的指导和监督。二是监督部门要全过程监督,促使维修工程操作程序合规、运作规范。三是基建维修行要通过召开全行大会,对维修工程进度、资金的使用情况予以说明,提高资金使用透明度,杜绝腐败行为和经济案件的发生。
  (六)加强工程档案资料收集,确保与项目进程同步
  工程档案资料是工程建设、质量检查、交付使用管理和维修的重要依据,基层央行应自项目准备阶段起,指定专人负责日常往来文件材料的积累、整理、归档和保管工作,加强横向与纵向的沟通,确保档案资料的整理与项目建设进程同步,避免不必要的损失和风险。
  (作者单位:人行福建南平市中心支行、人行福建政和县支行)